【仕事術】進捗管理にオススメ！「自分宛てメール」

• 「仕事や計画を予定通りに進めたいが、上手く進捗が管理できない」
• 「現状はどうなっているのか、よく分からなくなってしまった」

ということありませんか？

これは、「今がどのような状況なのか」が進捗が分からない時に、陥いることだと思います。

その進捗を管理する上で、オススメしたい方法があります。

それは、朝と夜の2回、自分宛にメールを送ることです。

普段、仕事でメールを使っている方は多いかと思います。

昔読んだ自己啓発本の内容が元になっていますが、これまでの実践経験も含めて、紹介したいと思います。

本記事のポイント

朝と夜に進捗状況をメールする

メールによる進捗報告

仕事においては、日報、週報、月報など色々な進捗報告のスタイルがあると思います。

wordやExcelなどの決まったフォーマットに書いて提出している方もいるでしょう。

あるいは、メールによる報告も多いのではないかと思います。

メールによる報告はスマートフォンでも可能なため、場所も限られず、手軽に行えます。

その報告メールは、上司や同僚に送っているかと思いますが、これを自分に送ると仕事効率のアップにつながります。

詳細な内容を以下に説明しますね。

朝のメール

まず、朝イチに以下のようなことをメールで送ります。

• その日にやること
• 会議やイベント
• 訪問者の予定

内容の書き方は自由です。

項目だけでも良いですし、細かい時間を書いてもOKです。以下に例を示します。

朝のメール　例）

夕方や夜など、その日の仕事終わりに下記のように実績(結果)をメールで送ります。

• 進捗度合
• 予定に対しての実施状況
• 課題があった場合は追記

実績の書き方も基本的には自由です。詳細な結果や進捗を書いてもOKです。

以下に例を示していますが、朝メールの返信に【実績】とタイトルを追記して作成すると良いと思います。

夜のメール　例）

自分宛メールを送る効果

自分宛にメールを送ることで、どんな効果が得られるのか？

個人的な観点で、以下に示してみたいと思います。

今の状況が良く把握できる

まず、書くこと自体が自分の頭の中を整理してくれます。

• どんな状況なのか？
• 上手くいっていない原因は何か？
• 他に必要な事はないか？

結果的に状況を把握することができます。

達成感が得られる

実行した内容を書いて送っておくと、達成感が得られます。

たとえ進捗が少なくても、それを報告しておくことが重要です。

メールに記録として残る

メールの送信により、いつの事なのかの時間が記録が残るのは何かと便利です。

例えば、

• 「先週まではこういう状況だった」と確認ができる
• 「1ヶ月で予想以上に進んだ」と達成感が湧く

など、過去のメールを振り返ったときに様々な気付きを得られることが多々あると思います。

記録だけでなく、記憶にも定着しやすくなりますね。

報告が容易になる

上司や同僚に対して、業務状況を報告することが容易になります。

普段から進捗のまとめ作業をしているためですね。尋ねられた時にサッと答えられるようになります。

また別途、正式な報告を求められても、メール内にコピペで使える内容が多々あるので、便利です。

習慣が身に付く

進捗を敢えて自分にメールを送ることで、報告や書くことの習慣が身に付きます。

職業によっては、さほど報告や状況をまとめる機会がない場合もあるかと思います。

敢えて自分にメールを書くことで、その習慣が身に付きます。

まとめ

本記事のまとめです。

毎日でなくても、進捗状況をメールで送るのは良い方法です。

自分宛なので気楽にできます。もちろん、問題なければ上司や同僚に送っても良いですね。

もし、書く事がどうしても億劫だという方は、短い文や単語だけでも良いと思います。

頻度も毎日でなくは、数日おき、あるいは週末のみなど出来るところから試すのも良いかもしれません。

少しでも参考になれば幸いです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。